ADRESA LA CARE SE DEPUNE OFERTA: office@socialalert.ro

LIMBA DE ELABORARE A OFERTELOR: Română.

DATA ȘI ORA LIMITĂ PENTRU DEPUNERE A OFERTELOR: 26.09.2022, ora 16:00

 

Descarca CAIETUL DE SARCINI

CAIET DE SARCINI

Achiziție de SERVICII PENTRU ELABORAREA

STRATEGIEI DE COMUNICARE ȘI A ACTIVITĂȚILOR CONEXE

în cadrul proiectului “Implicarea Asociatiei Social Alert in cresterea capacitatii a 10 ONGuri si parteneri sociali in domeniul dezvoltarii antreprenoriale a familiilor tinere, prin implicarea inovativa a acestora in formularea si dezvoltarea locala la nivelul Orasului Tandarei, judetul Ialomita” POCA/660/2/1/ cod proiect 151511, cod SIPOCA 1000

 

 

INFORMAȚII GENERALE DESPRE AUTORITATEA CONTRACTANTA

Autoritate contractantă

Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației, persoană juridică de drept public, cod de înregistrare fiscală 26369185, cu sediul în Bulevardul Libertății nr. 16, latura nord, sector 5, București, cod poștal 050706, telefon 021.310.40.60, fax 021.310.40.61, reprezentat legal de domnul CSEKE Attila Zoltán, având funcția de ministru al Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației, în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional Capacitate Administrativă, denumită în continuare AM POCA.

Beneficiar

ASOCIAȚIA SOCIAL ALERT, persoană juridică de drept privat, cod de înregistrare fiscală 34996673,cu sediul în Municipiul București, Bd. Mareșal Averescu, nr. 17, corp F, et. 4, Sector 1, cod poștal, 011455, telefon 0722.371.145., reprezentată legal de domnul Bogdan-Adrian PANAIT, având funcția de director executiv.

Prestator

Operatorul economic responsabil pentru execuţia la timp a contractului şi pentru obţinerea rezultatelor/respectarea sarcinilor prevăzute în caietul de sarcini. El va realiza toate cerinţele acestui contract, respectând şi aplicând cele mai bune practici în domeniu.

Context

În cadrul proiectului “Implicarea Asociatiei Social Alert in cresterea capacitatii a 10 ONGuri si parteneri sociali in domeniul dezvoltarii antreprenoriale a familiilor tinere, prin implicarea inovativa a acestora in formularea si dezvoltarea locala la nivelul Orasului Tandarei, judetul Ialomita”, este prevăzută activitatea (A5.1.) „Elaborarea de instrumente care sa faciliteze interactiunea tinerelor familii de antreprenori cu reprezentantii UAT-urilor din Judetul Ialomita in vederea dezvoltarii locale” fiind corelata cu Rezultat proiect 6 – Rezultat interactiune intre cetateni si UAT (30 Strategii „STRATEGIE DE COMUNICARE PUBLICA CU MEDIUL ANTREPRENORIAL IN VEDEREA DEZVOLTARII LOCALE”).

Strategia ar trebui sa ofere un cadru durabil pentru integrarea politicilor publice și dezvoltarea coerentă, pentru a aborda provocările actuale si viitoare si va trebui însoțită de informații și publicitate, suficiente pentru a se asigura că obiectivele sale sunt cunoscute si realizabile.

 

 

 

Contextul actual

În prezent, țintele și obiectivele strategice ale autoritatii contractante sunt în proces de aliniere cu viitoarea politică europeană de coeziune, teritorială, economică și socială, înțelegand mai bine că abordarea teritoriala/microregională și obiectivele strategice propuse prin strategie sprijină obiectivele regionale, nationale si europene comune (macroregionale, nationale si internationale).

Activitățile de comunicare necesită o cooperare mai puternică de la diferite niveluri politice (naționale, regionale și locale) pentru a spori vizibilitatea și pentru a permite implicarea socio-economico-politică.

Elemente care pot susține comunicarea:

• angajamentul și implicarea mai puternică a factorilor de decizie;
• intensificarea schimbului de informații și de experiență între stakeholderi, inclusiv societatea civilă, ca actori și diseminatori de importanță crucială;
• crearea sensului unui teritoriu comun;
• promovarea eficienței prin utilizarea resurselor și a cunoștințelor comune și, prin urmare, aducerea unei valori adăugate;
• evidentierea faptul că „marile provocări” comune au nevoie și pot oferi soluții comune.

Strategia va spori vizibilitatea prin implementarea măsurilor de comunicare. Aceasta va servi, de asemenea, ca sprijin strategic pentru toate părțile interesate, care vor găsi un punct de contact profesional și comunicare pentru a promova imaginea si activitatea autoritatii contractate.

În trecut nu a existat o coordonare comună a comunicării externe, prin strategie si planul de comunicare se dorește să se intervină și să se furnizeze concepte și soluții ca parte a unei strategii de comunicare eficienta.

Strategia si planul nu sunt instrumente de finanțare, ele trebuie să ofere o imagine a viitorului în ceea ce privește coeziunea socială, educationala, ecologică și economică. Astfel, trebuie să se comunice cateva  povești de succes.

Comunicarea externă nu este coordonată în prezent. Există o pagină web, însă managementul conținutului – nu numai pentru aceasta, ci și pentru comunicare în general – este deficitara. Prin urmare, o nouă strategie de comunicare va trebui să definească responsabilitățile, instrumentele (broșuri, buletine de știri, alte pagini web, conturi social-media, s.a.) și grupurile țintă pentru fiecare dintre aceste instrumente.

Strategia de comunicare pusă în aplicare va sprijini utilizarea ulterioară a acesteia de catre autoritatea contractanta, inclusiv planul de comunicare, prezența în mass-media virtuală sau alte instrumente de comunicare. În acest fel, strategia de comunicare stabilită poate fi utilizată de toate grupurile țintă, cum ar fi publicul și, de asemenea, proiectele privind domenii prioritare aferente.

Prin implementarea Strategiei de Comunicare se urmăresc două obiective:

• creșterea vizibilității (comunicare externă);
• creșterea coerenței activității prin diseminarea informațiilor utile către publicul intern (comunicare internă).

Comunicarea internă trebuie îmbunătățită prin intermediul canalelor de comunicare internă (buletin informativ, întâlniri, seminarii pentru capacitatea internă, în special pentru actorii din statele non-membre ale UE etc.).

În ceea ce priveşte publicul intern, vor avea loc schimburi de informații cu și între instituțiile interesate din domeniu.

Comunicarea externă include promovarea către alți actori naționali, regionali și locali folosind instrumente dedicate, cum ar fi pagina web, publicații, broșuri, buletine de știri, conturi de social-media, evenimente dedicate etc.

Crearea unor legături mai strânse între părțile interesate relevante (local, regional si național), prin creșterea vizibilității autoritatii contractante și a realizărilor sale pentru a consolida legăturile cu actorii locali, regionali si naționali, ceea ce necesită o adaptare a mesajului la fiecare categorie de public țintă.

Având în vedere contextul actual, operatorul selectat în urma prezentei proceduri  va asigura toate serviciile necesare pentru:

• realizarea Strategiei de Comunicare – aceasta are scopul de a oferi îndrumări și sprijin tuturor părților interesate și de a asigura un mod coordonat de comunicare internă și externă, pe suport magnetic si 60 de copii xerox;
• elaborarea unui plan de comunicare.

 

CERINȚE MINIME ȘI OBLIGATORII

1. STRATEGIA DE COMUNICARE

Strategia de comunicare va sprijini crearea unei imagini a viitorului UAT în ceea ce privește coeziunea socială, educationala, ecologică și economică. Astfel, se vor evidenția unele povești de succes și ar trebui să aibă un impuls pozitiv asupra imaginii autoritatii contractante.

Unul dintre obiectivele strategiei este de a dezvolta și de a readuce autoritatea contractanta in vizorul stekholderilor interesati. Pentru a atinge acest obiectiv, este important să se dezvolte o înțelegere comună a rolului Strategiei.

Strategia trebuie să țină seama de situația economică, socială, culturală și teritorială diversă pentru a găsi reciprocitate din diversitate. O cooperare mai strânsă între principalii actori este esențială și mai important să se dezvolte o abordare de înțelegere.

Crearea unui mesaj comun trebuie să fie primul pas crucial pentru a ajunge la toți actorii interesati.  Prin urmare, este foarte important să se transmită mesajul comun. Prosperitatea și buna educație permit, de asemenea, incluziunea socială, îmbunătățirea veniturilor forței de muncă și oferă un temei pentru crearea de soluții pentru provocările legate de mediu, energie și alte probleme. Îmbunătățirea stabilității administrațiilor locale si regionale este la fel de importantă ca și îmbunătățirea continuă a infrastructurii si încurajarea mobilității.

Mesajul comun să fie capabil să ajungă la stakeholderi prin imagini pozitive pe care un număr mare de grupuri țintă le poate avea în legătură într-un mod pozitiv și cu care se pot identifica.

Prin urmare, trebuie încurajata dezvoltarea unei înțelegeri comune pentru ”un viitor comun”.

Elaborarea strategiei se va face ținând cont de următoarele:

1. Se va realiza pe baza experienței anterioare. Informațiile pot fi găsite pe site-ul Primariei Tandarei, județul Ialomita.
2. Va fi în concordanță cu informațiile culese in prima etapa a realizarii strategiei, respectiv analiza situatiei actuale.

Strategia de comunicare urmărește să ofere îndrumare și sprijin tuturor părților interesate, să le implice și să le includă în procesele de abordare a diferitelor grupuri țintă. Strategia de comunicare trebuie să asigure un mod coordonat de comunicare internă și externă cu scopul principal de a spori vizibilitatea. Acest lucru se va face prin:

• implicarea eficientă a părților interesate
• exemplificarea poveștilor de succes și a proiectelor cheie
• furnizarea unei narațiuni comune și pozitive la care se pot referi cât mai mulți actori posibili
• încurajarea necesității de asumare a responsabilității politice.

Contextul în care este implementată Strategia de comunicare ia în considerare și continuă să îmbunătățească următoarele:

• cultura cooperării,
• conectarea instituțiilor existente la schimbul de know-how și experiență,
• dialogul și cooperarea cu alte organizații similare,
• consolidarea coordonării dintre factorii de decizie și instituții de la nivel național/regional/local
• intensificarea cooperării tematice cu diversii actori interesati.

 

1. PLANUL DE COMUNICARE

Planul de comunicare ce trebuie elaborat va fi utilizat de toți actorii implicați în promovarea Strategiei de comunicare.

Planul de comunicare va fi instrumentul de lucru al Strategiei de Comunicare, astfel încât acesta va preciza modalități de implementare a tuturor elementelor din Strategia de comunicare, inclusiv modul de promovare a sloganului și mesajelor-cheie definite în aceasta.

Acest plan are scopul de asprijini activitatea de comunicare și va conține secțiuni care vor include cel puțin: scopul și modul de utilizare, comunicarea, conform nivelurilor de adresare, descrierea elementelor ce contribuie la o comunicare eficientă (descrierea și exemplificarea utilizării instrumentelor și canalelor).

Un capitol ce va fi inclus in planul de comunicare va conține o descriere a modului de utilizare a elementelor de identitate vizuală, pentru a sprijini o comunicare unitară și acceași identitate de brand. Pentru devoltarea acetui capitol, se va porni de la ghidul de identitate vizuală existent al finantatorului. Astfel, va conține elemente privind selectarea celor mai potrivite canale media, identificarea agendei media și redactarea materialelor ținând cont de aceasta, dar și de particularitățile comunicării cu mass-media, modalități de creare de parteneriate cu aceștia, pregătirea pentru interviuri etc.  Un element important ce va fi dezvoltat în Planul de comunicare este componenta de social media, respectiv cum se crează conținut atractiv și modalități de atragere a publicului, astfel încât cel care alege acest canal de informare în masă să devină o sursă credibilă și constantă de informații utile.

Ofertanţii vor livra autorității contractante Ghidul de comunicare în două formate: varianta electronică si 60 de copii xerox. În acest sens, ofertanții vor fi responsabili de realizarea layout-ul şi machetarea Ghidului de comunicare pentru ambele variante, după obținerea unei forme agreate cu responsabilii autorității contractante.

 

Echipa de proiect:

Ofertanții vor propune următoarele tipuri de experți elaborare strategie:

–           1 coordonator

–          1 consultant elaborare strategii si planuri (responsabil de strategie de comunicare + plan comunicare)

Pentru fiecare expert propus, operatorii economici vor include în oferta tehnică documente justificative care să demonstreze experiența acestor experți pe poziții similare în minim 5 proiecte de elaborare strategii, excluzand coordonatorul de proiect, după cum urmează: recomandari sau alte documente din care să reiasă îndeplinirea cerințelor privind experiența. Pentru calcularea punctajului, se vor lua în considerație doar proiectele finalizate până la momentul depunerii ofertei.

 

OFERTA TEHNICĂ

Participanţii la procedura de achiziție publică au obligaţia să includă în oferta tehnică următoarele elemente cu privire la serviciile solicitate prin caietul de sarcini:

• Pentru a demonstra intelegerea sarcinii, ofertantii vor depune o descriere a conceptului pentru narativ de max. 3 pagini, care va conține 3 exemple scurte despre modul în care poate fi implementat conceptul, astfel încât acesta să cuprindă mesaje către:

1. nivelului politic local, regional si/sau nationali;
2. alți actori locali, regionali si/sau nationali;
3. publicul larg (18+).

• Echipa de proiect, inclusiv documente justificative pentru experienţa menţionată.
• Descrierea procedurii de lucru privind elaborarea strategiei de comunicare și a planului de comunicare. Aceasta va conține și etapele de lucru/ calendar estimativ pentru îndeplinirea tuturor activităților din contract.

Dacă în urma verificărilor din etapa de evaluare a ofertelor se constată că datele furnizate sunt incorecte sau nu sunt conforme cu realitatea, Ofertantul va fi descalificat.

Toate cerinţele din prezentul caiet de sarcini sunt minime şi obligatorii. Neîndeplinirea oricăreia dintre acestea va atrage descalificarea ofertei.

 

 

OFERTA FINANCIARĂ va conține următoarele informații și va fi detaliată după cum urmează:

 

Servicii prestate	Unitatea de măsură	Preţ unitar (fără TVA)
Elaborarea Strategiei de comunicare pentru UAT Tandarei	1 buc.
Elaborarea Planului de comunicare	1 buc.
Valoarea totală a ofertei

 

 

RECEPȚIE

Recepția livrabilelor se va face pe bază de proces-verbal de predare-primire, precum și pe bază de proces-verbal de recepție calitativă și cantitativă.

Aceste documente vor sta la baza plății serviciilor prestate conform cerințelor din caietul de sarcini.

 

DURATA CONTRACTULUI: maxim 30 de zile, dar nu mai târziu de 18 februarie 2023.

 

DREPTUl DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ

Orice rezultate sau drepturi legate de acestea, inclusiv drepturi de autor şi/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală şi/sau industrială, obţinute în executarea sau ca urmare a executării serviciilor ce fac obiectul prezentului Caiet de sarcini vor fi proprietatea Autorităţii Contractante, care le poate utiliza, publica sau transfera după cum consideră necesar, fără nici un fel de limitare geografică sau de altă natură.

 

CRITERIUL  DE ATRIBUIRE: CEL MAI MIC PREȚ

Oferta care va obţine cel mai mare punctaj total va fi declarată câştigătoare.

În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situaţia în care egalitatea se menţine, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.

GRILA DE EVALUARE A OFERTELOR:

	Factori de evaluare	Punctaj
A.	PUNCTAJ FINANCIAR	30 de puncte
B.	PUNCTAJ TEHNIC, echipa de proiect:	70 de puncte:
B.1	Coordonator	35 puncte
B.2	Consultant elaborare strategii si planuri (responsabil de strategie de comunicare + plan comunicare)	35 puncte
TOTAL A+B		100 de puncte

Punctajul pentru factorul de evaluare „OFERTA FINANCIARĂ” se acordă astfel:

1. a) pentru cel mai scăzut dintre preţurile ofertelor se acordă punctajul maxim alocat factorului de evaluare, respectiv 30 de puncte
2. b) pentru alt preţ decât cel prevăzut la lit. a) punctajul se calculează după algoritmul:

Pfinanciar (n) = (Pminim / Pn) x 30

 

Unde:

P_{financiar (n)} = punctajul financiar al ofertei curente (n)

P_minim = preţul celei mai scăzute oferte financiare

P_n = preţul ofertei curente (n)

Preţurile care se compară în vederea acordării punctajului sunt preţurile totale ofertate pentru produsele și serviciile solicitate prin caietul de sarcini, exclusiv TVA.

B ) Punctajul pentru factorul de evaluare „OFERTA TEHNICĂ – echipa de proiect” se acordă conform conform grilei de evaluare din tabelul de mai sus. Punctajul maxim alocat factorului de evaluare este de 70 puncte, calculat conform algoritmului: 

P_{tehnic (n)}  = B.1 + B.2

Unde:

        P_{tehnic (n)} = punctajul tehnic obţinut de oferta curentă (n) prin însumarea punctajelor obţinute la criteriile B.1 și B.2 

Punctajul se va calcula conform detalierii de mai jos:

Nr. crt.	Poziţia ocupată în echipa de proiect	Punctajul maxim pentru fiecare expert propus	Modul de calcul al punctajului obţinut pentru fiecare expert propus
1.	Coordonator proiect	35 puncte	·        Pentru 1 proiecte derulate, în care expertul propus a fost implicat în calitate de coordonator de proiect, se acordă 15 puncte. ·        Pentru 3 proiecte derulate, în care expertul propus a fost implicat în calitate de coordonator de proiect, se acordă 25 puncte. ·        Pentru 5 proiecte sau mai multe proiecte derulate, în care expertul propus a fost implicat în calitate de coordonator de proiect, se acordă 35 puncte.
2.	Consultant elaborare strategii si planuri (responsabil de strategie de comunicare + plan comunicare	35 puncte	·        Pentru 5 proiecte derulate, în care expertul propus a fost implicat în calitate de expert elaborare strategii si planuri în proiecte/programe europene/ internaționale, se acordă 15 puncte. ·        Pentru 6 proiecte derulate, în care expertul propus a fost implicat în calitate de de expert elaborare strategii si planuri în proiecte/programe europene/ internaționale, se acordă 25 puncte. ·        Pentru 7 proiecte sau mai multe proiecte derulate, în care expertul propus a fost implicat în calitate de de expert elaborare strategii si planuri în proiecte/programe europene/ internaționale, se acordă 35 puncte.